Circular 3.467 – Bacen

Apesar da publicação do Banco Central da Circular 3.467 realizada em 14 de setembro de 2009, sobre Avaliação da qualidade de Controles Internos nas instituições Financeiras, existem ainda duvidas sobre a elaboração desta avaliação, pois alguns profissionais de auditoria não possuem bons conhecimentos sobre o assunto e até mesmo como avaliar a não conformidade, e segue abaixo a Circular na integra para melhor conhecimento.

CIRCULAR Nº 3467, DE 14 DE SETEMBRO DE 2009

Estabelece critérios para elaboração dos relatórios de avaliação da qualidade e adequação do sistema de controles internos e de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares e dá outras providencias.

A Diretoria Colegiada do Banco Central do Brasil, em sessão realizada  em 11 de setembro de 2009, com base nos arts.  10,  inciso IX,  da  Lei nº 4.595, de 31 de dezembro de 1964, 6º e 7º da  Lei  nº 11.795, de 8 de outubro de 2008, 13 da Resolução nº 2.682, de  21  de dezembro  de 1999, e 46 da Resolução nº 3.442, de 28 de fevereiro  de 2007,                                                               

D E C I D I U:                                            

Art.  1º  O relatório de avaliação da qualidade e adequação do sistema de controles internos, inclusive sistemas de processamento eletrônico  de  dados  e de gerenciamento de riscos,  elaborado  como resultado do trabalho de auditoria independente, conforme previsto no art. 21, inciso II, do Regulamento anexo à Resolução nº 3.198, de  27 de  maio  de  2004, e no art. 13, inciso II, do Regulamento  anexo  à Circular  nº 3.192, de 5 de junho de 2003, deve abranger os seguintes aspectos relevantes observadas à natureza, complexidade e risco  das operações realizadas pela instituição auditada:                                                                      

         I – ambiente de controle;                                  

         II – identificação e avaliação de riscos;                  

         III – controles;                                           

         IV – informações e comunicações;                           

         V – monitoramento e aperfeiçoamento; e                     

         VI – deficiências identificadas.                            

          § 1º  É obrigatória a elaboração de relatório que contemple todos  os  aspectos  descritos  no caput  em  trabalho  de  auditoria independente realizado em:

           I   –  bancos  múltiplos,  bancos  comerciais,  bancos  de desenvolvimento, bancos de investimento e caixas econômicas;        

          II – demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central  do  Brasil são obrigadas a constituir comitê  de  auditoria  nos termos do art. 10 do Regulamento anexo à Resolução nº 3.198, de 2004.

          § 2º  Para as administradoras de consórcio, cooperativas de crédito e demais instituições financeiras não enquadradas no § 1º,  o relatório  mencionado  no  caput  deve  abordar  obrigatoriamente   a descrição  dos  controles referidos no inciso III,  sem  prejuízo  de relato  sobre  os demais aspectos estabelecidos neste artigo,  quando relevantes.                                                         

                Art. 2º  A descrição dos aspectos relativos ao ambiente  de controle  previsto no art. 1º, inciso I, deve abordar  a  cultura  de controles   da  instituição,  incluindo,  pelo  menos,  os  seguintes elementos:                                                          

              I – compromisso com a ética e a integridade: existência de evidência de compromisso da administração da instituição com a  ética e  a  integridade, incluindo, mas não se limitando ao estabelecimento de um código de ética e sua divulgação dentro da organização;       

                II – competência  técnica:  existência  de evidência apresentada  pela administração da instituição quanto  aos  critérios adotados  para  seleção e avaliação dos profissionais de  seu  quadro funcional;                                                          

                III – políticas institucionais: existência de evidências de tais  políticas, bem como de processos que garantam a sua  divulgação dentro da organização;                                              

                IV  –  estrutura  de  gerenciamento  de  riscos,  controles internos  e auditoria interna: existência de estrutura organizacional voltada  para o gerenciamento desses aspectos e de outros correlatos, eventualmente presentes na instituição, com indicação de, pelo menos, seus níveis hierárquicos;

                V  – envolvimento da alta administração com as questões  de controle interno e gestão de riscos: existência de evidências  quanto ao envolvimento da administração relativamente a tais questões; e   

                VI  –  política de treinamento e conscientização  do  corpo funcional  a respeito dos riscos e controles internos: existência  de política formal de treinamento e sua abrangência.                   

                Art. 3º  A descrição dos aspectos relativos à identificação e  avaliação de riscos referidas no art. 1º, inciso II, deve  abordar os  processos  para identificação e avaliação de fatores  internos  e externos   que   possam  prejudicar  o  alcance  dos   objetivos   da organização, incluindo, pelo menos, os seguintes elementos:         

                I – processos de identificação e mensuração dos riscos  de mercado, de crédito e operacional; e                                

                II – processos de validação dos modelos de precificação e testes de estresse.                                                 

                Art.  4º   A descrição dos aspectos relativos aos controles referidos  no  art.  1º, inciso III, deve abordar  as  atividades  de acompanhamento  sistemático,  de forma  a  permitir  a  avaliação  de cumprimento dos objetivos da instituição, dos limites estabelecidos e das  leis  e  regulamentos aplicáveis, bem como  assegurar  a  pronta correção de desvios, incluindo, pelo menos, os seguintes elementos: 

                I – políticas e procedimentos a respeito da segregação  de atividades,  de  modo a evitar conflitos de interesse  e  acúmulo  de funções incompatíveis;                                              

                II – políticas de autorizações específicas e gerais;       

                III – normas para elaboração dos relatórios  contábeis  e administrativos;                                                    

                IV  – processos de revisão e conciliação contábil, bem como procedimentos de inspeção física periódica em ativos da instituição;

                V – procedimentos de controle relativos ao gerenciamento de riscos, incluindo  identificação e quantificação,  reconciliação  de posições,  estabelecimento  e controle  de  limites  de  exposição  e elaboração de relatórios de posições detidas pela instituição;      

                VI – segurança física; e                                   

                VII – planos de contingência ou de continuidade.           

                Parágrafo  único.   A descrição mencionada  no  caput  deve incluir  controles que visem evitar o envolvimento da instituição  em atividades  indevidas  ou ilícitas, em especial  os  procedimentos  e controles para reconhecer, deter e informar atividades de lavagem  de dinheiro e de financiamento ao terrorismo.                          

                Art. 5º  A descrição dos aspectos relativos a informações e comunicações referidas no art. 1º, inciso IV, deve abranger os canais que  assegurem  aos  empregados, segundo o  correspondente  nível  de atuação,   o   acesso   a  informações  confiáveis,   tempestivas   e compreensíveis   consideradas  relevantes   para   suas   tarefas   e responsabilidades, incluindo, pelo menos, os seguintes elementos:   

                I  –  segurança  dos sistemas contábeis  e  integração  dos sistemas informatizados com os registros contábeis da instituição; e

                II  –  processo  de  divulgação,  em  todos  os  níveis  da organização, das políticas de controles internos.                   

                Art. 6º  A descrição dos aspectos relativos ao monitoramento e  aperfeiçoamento referidos no art. 1º, inciso V,  deve  abordar  os processos  de  revisão  e de atualização dos controles  internos,  de forma  a  garantir  a incorporação de medidas relacionadas  a  riscos novos  ou  a  riscos existentes, mas não considerados, incluindo,  pelo menos, os seguintes elementos:                                      

                I – atualização de premissas, das metodologias e dos modelos de gestão de riscos;                                                 

                II  –  atribuições  da  auditoria  interna  relativas  aos controles  internos, à gestão de riscos e à frequência dos  trabalhos de auditoria nos últimos doze meses;                                                                        

                III  –  atividades  de  monitoramento  contínuo  realizadas durante o desenvolvimento das operações; e                          

                IV  –  testes  periódicos  de  segurança  dos  sistemas  de informações, em especial dos mantidos em meio eletrônico.            

                Art.  7º   O  relatório de descumprimento  de  dispositivos legais  e  regulamentares,  previsto  no  art.  21,  inciso  III,  do Regulamento anexo à Resolução nº 3.198, de 2004, e no art. 13, inciso III,  do  Regulamento anexo à Circular nº 3.192, de  2003,  pode  ser apresentado  como  parte  do relatório de avaliação  da  qualidade  e adequação  do  sistema de controles internos, inclusive  sistemas  de processamento eletrônico de dados e de gerenciamento de riscos.     

                Art. 8º  Na elaboração dos relatórios mencionados nos arts. 1º  e  7º, devem ser observadas, nos aspectos não conflitantes com  a regulamentação estabelecida pelo Conselho Monetário Nacional  e  pelo Banco Central do Brasil, as normas e procedimentos determinados  pela Comissão  de  Valores  Mobiliários (CVM), pelo  Conselho  Federal  de Contabilidade  (CFC) e pelo Instituto dos Auditores Independentes  do Brasil (Ibracon).                                                   

                Art.  9º  Os relatórios mencionados nos arts. 1º e 7º devem ser emitidos até 45 (quarenta e cinco) dias após a data da publicação das  demonstrações objeto da auditoria independente,  ressalvadas  as situações  previstas  no art. 26 da Resolução  nº  3.442,  de  28  de fevereiro de 2007.                                                   

                Parágrafo  único.  As disposições deste  artigo  também  se aplicam ao relatório objeto do art. 12 da  Resolução  nº 2.682, de 21 de dezembro de 1999.                                                

                Art.  10.   As  instituições  referidas  no  art.  1º,  ao contratarem ou substituírem serviços de auditoria independente de que tratam  os  arts. 1º do Regulamento anexo à Resolução  nº  3.198,  de 2004,  e 1º do Regulamento anexo à Circular nº 3.192, de 2003,  devem registrar  no Sistema de Informações sobre Entidades de Interesse  do Banco Central (Unicad), no prazo máximo de 10 (dez) dias contados  da contratação  ou  substituição,  os  seguintes  dados  cadastrais   do auditor:                                                             

                I – nome;                                                  

                II – endereço;                                             

                III  –  número de inscrição no Cadastro de Pessoas  Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); e          

                IV – ato declaratório de registro do auditor independente na CVM.                                                                

                §  1º   Os dados relativos ao auditor contratado devem  ser mantidos  atualizados  no Unicad, observado o prazo  estabelecido  no caput.                                                              

                § 2º  A documentação relativa à substituição do auditor deve conter  os motivos que determinaram a decisão e a ciência do  auditor substituído, o qual, na hipótese de não conformidade, deve apontar as justificativas de sua discordância.                                

                § 3º  A documentação a que se refere o § 2º deve ser mantida na  instituição à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo de 5 (cinco) anos.                                                      

                § 4º  As disposições deste artigo se aplicam também, no que couber,   à  substituição  periódica  do  responsável  técnico   pela auditoria   de   cooperativa  de  crédito,  quando  a  auditoria   de demonstrações  contábeis  for realizada  por  entidade  de  auditoria cooperativa de que trata o art. 23 da Resolução nº 3.442, de 2007.  

                Art.  11.   Os dados relativos ao diretor responsável  pelo acompanhamento,  supervisão e cumprimento das normas e  procedimentos de  contabilidade e de auditoria, designado na forma dos arts. 5º  do Regulamento  anexo à Resolução nº 3.198, de 2004, e 5º do Regulamento anexo à Circular nº 3.192, de 2003, devem ser registrados no prazo de 10  (dez) dias contados da data da nomeação e mantidos atualizados no Unicad.                                                             

                § 1º  A informação referida no caput deve ser complementada por  declaração firmada pelo diretor responsável pelo acompanhamento, supervisão  e cumprimento das normas e procedimentos de contabilidade e de auditoria, na qual deve constar que:                           

                I – está ciente de suas obrigações; e                      

                II – é responsável pelas atribuições previstas nos arts. 5º do  Regulamento  anexo  à  Resolução nº  3.198,  de  2004,  e  5º  do Regulamento anexo à Circular nº 3.192, de 2003.                     

                §  2º  A declaração a que se refere o § 1º deve ser mantida na  instituição à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo de 5 (cinco) anos.                                                     

                Art.  12.   O  diretor  responsável  pelo  acompanhamento, supervisão  e cumprimento das normas e procedimentos de contabilidade e  de  auditoria, quando convocado pelo Banco Central do Brasil, deve comparecer  acompanhado pelo auditor independente ou pelo responsável técnico pela entidade de auditoria cooperativa de que trata o § 1º do art. 23 da Resolução nº 3.442, de 2007.                             

                Art.  13.   O Banco Central do Brasil, em função  de  fatos constatados nas instituições referidas no art. 1º, pode, sem prejuízo de  outras  medidas  previstas  na  legislação  e  na  regulamentação vigentes:                                                           

                I  –  exigir  a  prestação de informações e esclarecimentos adicionais;                                                         

                II – determinar a realização de exames complementares; e   

                III  –  determinar  que  o trabalho executado  por  auditor independente  ou por entidade de auditoria cooperativa seja  revisado por outro auditor.                                                  

                Art. 14.  Os relatórios de que tratam os arts. 1º e 7º devem ser elaborados na forma estabelecida nesta circular a partir da data-base de 31 de dezembro de 2009.                                     

                Art.  15.   Esta  circular entra em vigor na  data  de  sua publicação.                                                         

                Art. 16.  Fica revogada a Circular nº 2.676, de 10 de abril de 1996.                                                            

                                              Brasília, 14 de setembro de 2009

   Anthero de Moraes Meirelles               Antonio Gustavo Matos do Vale 

                          Diretor                                                                 Diretor