Maus hábitos minam a gestão de TI
Todo funcionário desenvolve alguns maus hábitos – talvez muitos – com o passar dos anos de trabalho. Os profissionais de TI não são exceção: eles perdem o foco, tiram conclusões precipitadas ou adiam tarefas que poderiam ser concluídas em minutos. São pecados capitais na gestão.
Não tem de ser assim. Segundo especialistas, identificar e compreender os costumes ruins no trabalho exige um pouco de reflexão sobre o assunto, o que pode trazer inúmeros benefícios. Ao parar para refletir e entender seus tropeços, os gerentes de TI podem melhorar não só a sua capacidade de trabalhar de forma produtiva, mas também a sua satisfação com o trabalho, afirma o consultor de negócios, Michael Ehling.
“A reflexão sobre os hábitos seria um ‘o tempo de imersão’ para pensar, sonhar, estudar, ponderar. Em vez de correr para apagar incêndios o tempo todo, você dá um tempo para se concentrar no que é importante”, diz Ehling, que tem formação em TI e treina executivos de tecnologia e gerentes. Segundo ele, a reflexão pode estimular os gerentes de tecnologia de “desenvolver hábitos mais construtivos que irão melhorar a produtividade e eficiência.”
A COMPUTERWORLD pediu alguns bravos profissionais de tecnologia para “confessarem” seus piores hábitos de trabalho. Aqui você poderá ver as suas opiniões sobre os hábitos de trabalho ruins e como eles planejam acabar com elas. Quem sabe, você reconhecerá um pouco de si mesmo em suas histórias?
Mau hábito: perder o foco
Gordon Jaquay não lida bem com as interrupções. Ele para o que está trabalhando para responder a pergunta de um colega de trabalho ou para lidar com um problema de tecnologia que surge e, então, fica lutando para voltar o foco na sua tarefa.”Voltando à sua linha de pensamento depois de uma conversa, tentando encontrar onde você estava , é difícil”, diz o executivo, que é gerente de TI da Venchurs Inc., uma empresa com 125 funcionários localizada em Adrian, Michigan, nos Estados Unidos. “Há muitas coisas que são jogadas para em nós da TI, é fácil se distrair.”
Profissionais de tecnologia podem encontrar distrações particularmente exaustivas, uma vez que normalmente executam – e preferem – tarefas que são lógicas e lineares, e, portanto, necessitam de períodos de tempo ininterruptos para serem concluídas.
Se os gerentes de TI mergulharem em seu trabalho para evitar interrupções, eles podem dar a seus colegas de outros departamentos a impressão de que eles não estão interessados no que está acontecendo com a empresa – e então eles podem se encontrar do lado de fora quando se trata de tomada de decisões-chave, no lançamento de iniciativas estratégicas ou das oportunidades de progressão na carreira, diz Ehling.
Idealmente, Jaquay gostaria que as distrações não ocorressem, mas ele sabe que é uma meta irreal. “Essa é a natureza das coisas em TI”, diz. Em vez disso, ele está tentando se exercitar para voltar a se envolver o mais rápido possível – processo que ele descreve mais como uma questão de mentalidade do que um programa oficial de treinamento.
Ele está esperançoso de que sua maior disciplina mental irá fazê-lo mais produtivo e menos apto a se perder em detalhes ao ficar saltando entre projetos solo e pedidos na programados. “Ao mudar o meu foco de um lado para o outro e me envolver rapidamente no próximo tópico, tenho sido capaz de melhorar significativamente o meu desempenho”, diz ele.
Além disso, ele começou a bloquear o tempo em sua agenda para trabalhar em tarefas específicas – em vez de programar apenas seu tempo para reuniões. Porém, Jaquay ainda caracteriza a sua procura por uma uma melhor disciplina mental como “uma luta constante.”
Mau hábito: Tirar conclusões precipitadas
O gerente de TI da empresa de mineração Redmond sediada em Heber, no estado de Utah, Aaron Gabrielson, , diz que muitas vezes começa a conceber a solução antes que ele conheça profundamente o problema em questão. “Minha tendência é pular direto para a solução de tecnologia sem ouvir o caso”, diz ele, admitindo que esse hábito coloca seu departamento em risco de não atender completamente as necessidades do negócio.
Neste assunto, Gabrielson não está sozinho. O Conselho Executivo Corporativo (CEB), uma firma de pesquisa e serviços de consultoria, estudou os hábitos individuais de CIOs altamente eficazes, e também apurou algumas fraquezas.
Enquanto os departamentos de tecnologia, em geral, se dão bem nos aspectos práticos das tarefas de TI, muitos ainda não se comunicam de forma tão eficaz com o lado comercial como poderiam, diz o diretor-executivo da prática de TI da CEB, Shvetank Shah.
Alguns profissionais de TI tendem a apenas não ouvir direito e, em seguida, tomar decisões rápidas no vazio. “Pesquisas mostram que as habilidades que faltam são comunicação e negociação”, diz Shah.
Em vez disso, os gerentes de tecnologia devem compreender os drivers que estão por trás de um projeto e, dessa forma, contribuir com a expertise necessária para desenvolver soluções tecnológicas que atendem ao orçamento, à infra-estrutura existente e as necessidades da empresa.
Com esse objetivo em mente, Gabrielson Redmond recentemente fez um curso do Instituto Internacional de Análise de Negócios, e está agora compartilhando o que aprendeu com sete pessoas do departamento de TI da Redmond.
Ele sabia que seu departamento era fraco para compreender plenamente o lado comercial de um projeto. Mas “ir a esse curso me fez perceber o quão era fraco”, explica.
Por exemplo, uma unidade de negócios pode vir a ele e dizer que quer um site. Agora ele aprendeu a questionar o porquê antes de pensar sobre as opções de design. “O que eles realmente querem realizar?”, diz ele. “Construir um site não é um objetivo de negócio. Ganhar quota de mercado de 30% na região Nordeste é um objetivo de negócio.”
Neste verão, Redmond começará um programa para garantir que os líderes das unidades de negócios e os gerentes de projetos analisem os casos antes iniciar um projeto.
Mau hábito: combater incêndios 24X7
O pior hábito de trabalho de Lorraine Spencer é sua tendência de se concentrar tanto no dia a dia como nas situações de emergência. Ela nunca tem tempo para pensar estrategicamente ou avançar em projetos de longo prazo. “Eu costumo ir de um incêndio para outro “, diz Lorraine, que é gerente de TI da Johns Hopkins University, em Baltimore.
“É da natureza humana” priorizar as emergências – como quando um usuário perde os dados ou não pode se conectar à rede. “Se [os usuários] não pode fazer o seu trabalho, você tem que resolver o problema”, diz Spencer, que suporta 40 usuários.
Ainda assim, ela reconhece que estar constantemente apagando incêndios diminui sua capacidade de reflexão, olhar para os sistemas de TI como um todo e determinar se os recursos de TI estão sendo gastos de forma otimizada.
Spencer acaba fazendo horas extras para atingir seus objetivos, mas ela teme que isso gera expectativas excessivas tanto para si e quanto para o grupo de funcionários de tecnologia.
“Os gerentes de TI tendem a ser pessoas que só rangem os dentes e fazem o que pedem, por isso a expectativa é que você pode fazer milagres o tempo todo,” diz Spencer. “Mas aí você acaba com menos pessoas” em TI.
Spencer acredita que se tivesse mais tempo para analisar melhor seus sistemas, ela teria menos crises para atender e mais tempo para completar tarefas agendadas, permitindo-lhe reduzir o tempo de horas.
O que é necessário para que isso aconteça é mais treinamento do usuário final para que os funcionários possam melhor ajudar a si mesmos. O setor de TI poderia nomear alguém na equipe de funcionários para tratar de assuntos urgentes enquanto outros trabalham em questões mais estratégicas.Spencer diz que seu departamento está trabalhando em algumas dessas soluções, tais como oferecer aos usuários finais com mais formação e oferecendo ferramentas do-it-yourself.
Mau hábito: má administração do tempo
O gerente de TI da Effingham Hospital, Bart Hunter, admite que alguns dos hábitos ruins estão relacionados com a gestão do tempo. Por um lado, ele diz que se concentra demais em projetos futuros que ainda não recebeu autorização da direção. “Estou sempre pensando ‘O que poderia ser ao invés do que é”, diz Hunter.
Além disso, ele tende a adiar a pequenas tarefas que levaria apenas um ou dois minutos para realizar – como lidar com uma solicitação do usuário para um novo cartucho de toner ou colocar um atalho para o Word no desktop de outro.
Hunter acredita que ele poderia resolver seus maus hábitos criando uma agenda, que lhe permitiria completar mais tarefas em um determinado dia.
Ele reconhece que a utilização de uma aplicação lhe daria uma visão geral de todas as tarefas de TI e permitir que ele as classificasse com base na prioridade e para ter certeza de que os trabalhos mais críticos foram realizados. Porém, mesmo uma solução como essa cria uma situação como a história da galinha e do ovo, porque Hunter não teve tempo para pesquisar e testar uma aplicação de programação que se adapta às suas necessidades.
Já Gabrielson, da Redmond, também admite a procrastinação – particularmente quando se trata de fazer a manutenção de rotina e aplicação de patches de segurança. “Às vezes o patch pode causar mais problemas do que resolve. É uma trabalheira, e tendemos a colocá-lo fora”, diz ele, acrescentando que acredita que este é um problema comum em TI.
Aqui, também, a tecnologia pode oferecer uma solução. Gabrielson diz que ele está olhando para pacotes de gerenciamento de patches que automaticamente detectar vulnerabilidades em aplicações e aplicar patches disponíveis sempre que necessário. “Sabemos que precisamos de fazer melhor com ele. Temos ignorado mês de Patch Tuesdays [lançamentos mensais da Microsoft de correções de segurança] no passado, e então você tem que fazê-los todos de uma só vez para se recuperar. Mas durante esse tempo, você poderia estar em risco. “
A solução
Felizmente, os gerentes de TI estão em uma boa posição para aproveitar seus pontos fortes e enfrentar seus maus hábitos e substituí-los por outros melhores. O processo pode levar tempo, dizem os especialistas, mas em geral é um tempo bem gasto.
“Os gerentes de TI geralmente pode tirar partido da seu senso inato de curiosidade e usar isso para, por exemplo, saber o que as pessoas no negócio realmente precisam, querem ou desejam deles”, diz o consultor Ehling.”Pode ser devagar no início, mas não é de todo impossível, e os benefícios são muitos.”
Bom hábito: Falar com os altos escalões
O gerente de TI da Venchurs, FALA diretamente com o CEO da empresa, Jeff Wyatt. Segundo ele, é uma coisa boa, porque o força a compreender os negócio da empresa, assim como suas tecnologias e fazer a tradução entre as duas. “Quando as coisas se perdem na tradução, é difícil descobrir exatamente o que as pessoas estão procurando”, diz ele. “Há uma arte em traduzir metas de TI e projetos, e isso é importante.”
Jaquay tenta compartilhar esse bom hábito com sua equipe também. Por exemplo, os membros da equipe de TI assistem às reuniões do projeto da empresa fora do seu departamento regularmente. Por exemplo, eles podem se sentar em uma reunião de produção de fábrica para saber o que os obstáculos atuais são e qual o trabalho está na agenda.
Bom hábito: andar pelos corredores
Lorraine Spencer encontrou uma maneira de fazer um bom uso de mau hábito”Eu não posso ficar sentada por muito tempo sozinha em meu escritório”, diz a gerente de projeto da Johns Hopkins.
“Então eu saio e falo com as pessoas com quem trabalho que não são de TI, e descubro as coisas. As pessoas não podem vir até você e dizer-lhe seus problemas”, diz ela, “mas se você perguntar sobre eles, muitas vezes você pode encontrar maneiras de tornar a vida dos usuários mais fácil. “
“Fazemos um trabalho muito bom aqui, e nós estamos incluídos na equipa de gestão participar de projetos, mas ainda há uma divisão”, diz ela. Se andar pelos corredores podem ajudar a quebrar essas barreiras, então ela figuras é tempo bem gasto.
Fonte: Cara Garretson, da Computerworld EUA
