A importância do controle interno e contábil para a gestão das empresas

Objetivo de discutir a importância do controle interno e contábil para a gestão das empresas, principalmente no que tange à área de tesouraria, justamente por ser a área de maior exposição a riscos financeiros, pois todas as transações financeiras das empresas transitam por esta área. O tema controle nas empresas é assunto que vem sendo explorado muito na mídia, nas corporações e principalmente nas entidades reguladoras e no meio acadêmico por meio de palestras e seminários, aparentemente com excessiva ênfase em nas perdas financeiras e nas possibilidades de fraudes.

Segundo o ERM – Enterprise Risk Management — Integrated Framework do COSO (2004), o Sistema de Controles Internos compreende as políticas e os procedimentos instituídos pela Alta Administração de uma organização para assegurar que os riscos inerentes às suas atividades sejam identificados e geridos adequadamente.

Cabe salientar que os Controles Internos permeiam todas as operações e atividades de uma organização, e a verificação de exposição a riscos não será completa sem uma adequada avaliação da cobertura e efetividade dos controles internos.

Hendriksen e Van Breda (2007, p. 99) comentam que a confiabilidade é uma das características principais para a tomada de decisão e definem:

A qualidade da informação garante que a informação seja razoavelmente livre de erro e viés e represente fielmente o que visa representar. A confiabilidade, disse o Fasb, é função de:

• Fidelidade de representação.
• Verificabilidade
• Neutralidade

Ainda em Hendriksen e Van Breda (2007, p. 167), identificamos a seguinte afirmação sobre regras de conduta:

Regras de conduta pressupõem um processo político. Negociações, barganhas, permutas, força – independentemente de como seja descrito, trata-se de um jogo de poder. O que está em jogo é o lucro da empresa e o objeto do jogo é divulgá-lo quando o quer. Os autores de padrões, neste contexto, procuram elaborar regras somente quando é impossível evitá-lo, e procuram elaborá-las de maneira a criar um equilíbrio de poder. Esse equilíbrio de forças pode levar a regras que favorecem apenas um grupo de interesse…

Vale aqui salientar os últimos escândalos apresentados na Operação Lava Jato entre empresas governamentais e grandes empreiteiras no pais, causando indignação da sociedade, mas será que teremos efeitos futuros, ou em breve faremos de novo? O doleiro Alberto Youssef já é reincidente do mesmo modus operandi, basta buscar na internet o caso do Banestado.

O enfoque de fraude, aparentemente, está desalinhado de um padrão existente na literatura acadêmica disponível no Brasil. Essas fontes científicas nacionais consagram o controle interno, prioritariamente, como elemento de gestão e supõe-se que o controle interno e contábil tende a favorecer o processo de gestão não apenas quanto à prevenção de fraudes, mas até mesmo para evidenciar a eficiência operacional.

A partir de elementos conceituais da literatura acadêmica, buscou-se evidenciar um vínculo entre controle interno, controle contábil e gestão de tesouraria.

Almeida (2003, p. 63) comenta o controle interno e sua relação com o processo de geração de informações contábeis e gerenciais, como se segue:

O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

Os dois primeiros objetivos representam controles contábeis e o último, controles administrativos. São exemplos de controles contábeis:

• Sistemas de conferência, aprovação e autorização;
• Segregação de funções;
• Controles físicos sobre ativos;
• Auditoria interna.

São exemplos de controles administrativos:

• Análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;
• Controle de qualidade;
• Treinamento de pessoal;
• Estudo de tempos e movimentos;
• Análise de variações entre valores orçados e os incorridos;
• Controle de compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente.

A partir das informações compiladas em muitos dos nossos trabalhos, foi possível, com base nos elementos bibliográficos, considerar que há um forte vínculo entre a contribuição informativa do controle interno e contábil e os variados níveis de gestão empresarial. Logo, a importância do controle para a gestão das empresas está no seu potencial de informação. O tema tem como principal foco oferecer uma base de consulta por meio das melhores práticas e sempre que possível com base na legislação e nos normativos para que possamos compreender a importância dos Controles Internos e Contábeis nas organizações.

Foram analisadas algumas das principais alterações da legislação que determinaram o aumento do controle e da regulamentação pelos órgãos reguladores decorrentes das crises vividas no mundo corporativo desde 2002, especialmente nos Estados Unidos.

Este tema causa uma enormidade de questionamentos seja no mundo acadêmico seja no mundo corporativo, por esse motivo alguns questionamentos surgem sempre que colocamos em discussão as necessidades de eficiência, eficácia e confiabilidade das transações de tesouraria, que nortearão a nossa pesquisa, tais como:

• As fraudes contábeis são originárias em decorrência da ausência de controle ou de índole?
• Os controles internos e controles contábeis buscam a mesma coisa ou tem foco diferenciado?
• A importância do controle interno e contábil para a gestão das empresas não se restringe a evitar práticas fraudulentas?

O enfoque de que o controle interno é, predominantemente, vinculado a atos fraudulentos, não é verdadeiro, pois os escândalos, lobbies, propinas e manipulações contábeis são exemplos do resultado da negligência generalizada com os controles empresariais e até mesmo com a ausência de conduta e ética corporativa.

Mesmo que essa visão possa ser verificada e comprovada em alguns casos, muito pouco é publicado sobre a importância dos controles empresariais em condições de normalidade dos negócios. Portanto, para esse enfoque, presente na literatura acadêmica contábil brasileira, também recebeu, positivamente, influências do desenvolvimento contábil de práticas não nacionais, entre as quais as práticas norte-americanas de controle induzidas pelo mercado acionário.

A proposta é avaliar a suposição, com base no suporte bibliográfico, de que a importância do controle interno e contábil para a gestão das empresas não se limita a evitar práticas fraudulentas. O livro da subcomissão de auditoria interna da Febraban (2005, p. 79) alerta:

As revisões estratégicas de tesouraria são usadas para identificar os riscos financeiros críticos que a instituição enfrenta e para avaliar se seus sistemas de tesouraria são eficientes em termos de custo e reduzir os riscos a um nível aceitável.

(…) Risco de comunicações – comunicações ineficientes entre a tesouraria, alta administração e operações relacionadas a riscos financeiros.

Ao estimular a discussão sobre as conexões dos conceitos de controle interno e contábil, este artigo pretende contribuir para que os empresários e gestores analisem as visões administrativas em relação ao controle. Dessa forma, pretende-se superar a imagem de fraude que esconde e limita as vantagens que os controles podem trazer ao empresário frente aos desafios deste século.

O profissional focado em Controles Internos e Contábeis necessita constantemente buscar ferramentas e processos eficazes para tornar as transações financeiras mais transparentes e seguras, haja vista, a publicação realizada pela CVM (Comissão de Valores Mobiliários), que após alguns escândalos de perdas em tesourarias de empresas de capital aberto em 2008, exigiu maiores controles e forma de apresentação de posições de instrumentos derivativos por meio da Deliberação 550 de 2008, que justamente vai de encontro com dois princípios da Governança Corporativa, transparência e prestação de contas.

Acreditamos que podemos contribuir na exemplificação das atividades que pode ser implantadas com sucesso nas organizações e evidenciar as regras publicadas pelos órgãos reguladores, CVM, Banco Central do Brasil, Conselho Federal de Contabilidade, IASB, CPC, SOX entre outros, não são somente legislação, mas um a forma de tornarmos mais segura as informações contábeis, demonstrações financeiras e transparência nos negócios.

É importante conscientizar funcionários, colaboradores e gestores envolvidos nos processos sobre a responsabilidade de cada um, o que confere um sistema operacional mais seguro.

Há muito tempo procuram-se as melhores formas de proteção dos ativos das empresas. Como a fraude tem evoluído na mesma velocidade e em certos casos mais rápido que a evolução corporativa, muitas pesquisas já foram realizadas com o intuito de mapear as causas das fraudes.

Com essa preocupação tão evidente e na busca de melhores formas de salvaguardar os ativos das empresas, o assunto de prevenção à fraude sempre está na mídia e ultimamente nos meios acadêmicos seja como tema de palestras, seja nas disciplinas de prevenção à fraude, gestão de riscos e governança corporativa, o que evidencia a necessidade de entendimento do perfil do fraudador e como as empresas tratam o assunto.

Weill e Ross (2006, p. 23) apresentam que a informação sempre foi importante para as empresas, mas, com o desenvolvimento tecnológico dos últimos anos, seu papel e valor mudaram significativamente. A informação:

• É cada vez mais fácil de coletar e digitalizar;
• Tem crescente importância para produtos e serviços;
• É muito difícil avaliar ou apreçar;
• Tem meia-vida decrescente;
• Tem crescente exposição a riscos;
• É uma despesa significativa na maioria das empresas.

Sobre análise e gestão de riscos, Oliveira, Faria, Oliveira e Alves (2008, p. 175), comentam que:

A preocupação de executivos de empresas, com relação à possibilidade de incorrer perdas decorrentes de situações que nem sempre estão diretamente sob o seu controle, causa a necessidade de serem utilizadas ferramentas de identificação, gerenciamento e proteção de riscos de perdas inseridas nos processos operacionais.

Soma-se isso à existência de muitos processos operacionais mal estruturados, controles internos deficientes ou inexistentes ou fraudes internas ou externas, entre outras inúmeras ocorrências, que podem prejudicar o desempenho na busca de criação de valor para a empresa e seus acionistas.

Vale a pena salientar que os controles internos são uma forma de identificação de possibilidades de fraudes, além de outras formas de identificação. Por esse motivo adotamos a metodologia de melhores práticas e avaliação de necessidades de controles tendo como foco o controle interno e contábil.

Muito do material obtido até o momento é proveniente de normativos, legislação, livros didáticos e pareceres técnicos e sempre que confrontamos todas as visões de controles internos empresariais que podem ser implementadas, percebe-se a existência de uma necessidade minimizar as perdas, evitar os erros e maximizar os resultados de uma forma mais confiável.

Oliveira, Faria, Oliveira e Alves (2008, p. 175 e p. 176) comentam que assumir riscos:

…faz parte da cultura corporativa. Da possibilidade de correr perigo vem a palavra risco, que é um fato inerente às atividades empresariais. Como comprar matérias-primas e mão de obra para a produção, fabricar uma quantidade variada de produtos, vender a prazo, financiar o cliente, receber as faturas, pesquisas de novos produtos ou tecnologias, gerenciar o capital humano com toda a sua problemática, anseios e ambições típicas do ser humano etc. sem correr riscos?

A abrangência do Controle Interno é parte integrante do gerenciamento de riscos corporativos. A estrutura do gerenciamento de riscos corporativos abrange o controle interno, originando dessa forma uma conceituação e uma ferramenta de gestão mais eficiente.

Existe uma infinidade de definições de controles internos, destacamos as consideradas de relevância para o presente trabalho. O grupo norte-americano de entidades profissionais COSO define:

O Controle interno é um processo operado pelo conselho de administração, pela administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias:

1. a) confiabilidade de informações financeiras;
2. b) obediência (compliance) às leis e a regulamentos aplicáveis;
3. c) eficácia e eficiência de operações.

O IFAC  (International Federation of Accountants), em português, Federação Internacional de Contadores, contribui nos termos:

Os sistemas contábeis e de controle interno não podem dar à administração evidência conclusiva de que os objetivos foram atingidos porque têm limitações inerentes. Essas limitações incluem: (…) A possibilidade de contornar os controles internos por meio de conluio de um membro da administração ou empregado com partes de fora (terceiros) ou de dentro da entidade. (…) A possibilidade de uma pessoa responsável por exercer um controle interno possa abusar dessa responsabilidade. Por exemplo, um membro da administração que passe por cima de um controle interno.

         O comitê do AICPA (American Institute of Certified Public Accountant) publicou o SAS (Statement on Auditing Procedures), n. 29, que define o Controle Interno Contábil como:

Plano de Organização e todos os procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda do ativo e a fidedignidade dos registros financeiros. São procedimentos que compreendem controles, tais como sistemas de autorização, de aprovação e de segregação entre as tarefas relativas à manutenção e à elaboração de relatórios e para procedimentos que dizem respeito à operação ou custo dia do ativo, controles físicos sobre o ativo e auditoria interna.

O controle contábil sempre foi uma ferramenta de controle interno nas organizações sem levar em conta nome ou ramo de atividade de cada uma, e um dos principais instrumentos administrativos de controle, identificação e gerenciamento de riscos de perdas é a contabilidade.

* MSc. Marcos Assi é professor e consultor da MASSI Consultoria e Treinamento – Prêmio Anita Garibaldi 2014, Prêmio Quality 2014 e Comendador Acadêmico com a Cruz do Mérito Acadêmico da Câmara Brasileira de Cultura, professor de MBA na FECAP, FIA, Saint Paul Escola de Negócios, UBS, Centro Paula Souza, USCS, Trevisan Escola de Negócios, entre outras, autor dos livros “Controles Internos e Cultura Organizacional”, “Gestão de Riscos com Controles Internos” e “Gestão de Compliance e seus desafios” pela Saint Paul Editora. www.massiconsultoria.com.br