Compliance e Controles Internos na Gestão de Tributária

Impressionante como ainda muitas empresas não instituíram internamente uma política e procedimentos para a gestão tributária, e levando em consideração que possuímos um compliance tributário absurdo, mas muitas empresas ainda não possuem descrito esta documentação, pois como todos nós sabemos a realidade tributária brasileira é notoriamente complexa, sendo um dos componentes do chamado que causam um grande número de perdas por questões de falhas operacionais e de processos.

Lembro em meu curso de mestrado na PUC-SP, quando meu professor Roberto Quiroga, perguntou: “Assi você que é especialista em controles internos e compliance, qual a melhor maneira de fazermos um bom planejamento tributário?”. Respondi sem pensar muito: “Não pagar errado, professor.”

Afinal existem dezenas de tributos exigidos em nosso país, entre impostos, taxas e contribuições, sejam eles municipais, estaduais, federais e em certos casos até mesmo internacionais. Alguns profissionais dizem que o excesso de tributação inviabiliza muitas operações e, portanto, cabe ao administrador tornar possível, em termos de custos, a continuidade de determinados produtos e serviços, num preço compatível com o que o mercado consumidor deseja pagar.

Existem estudos que comprovam que um contabilista, somente para acompanhar estas mudanças, precisa ler centenas de normas (leis, decretos, instruções normativas, atos, etc.) todos os anos, e dentro de meus estudos, isto é uma função de compliance que o contabilista executa, mas onde entram os controles internos dele? Podemos evidenciar sem sombra de dúvidas, estão diversas planilhas de controle e que em muitos casos somente ele sabe onde estão salvas.

E não podemos esquecer das dezenas de obrigações acessórias que uma empresa deve cumprir para tentar estar em dia com o fisco: arquivos digitais, declarações, formulários, livros, guias, etc., e aqui vem outra pergunta, onde guardamos estas informações e como recuperamos isso em caso de uma fiscalização ou auditoria?

Agora imaginem se já não bastasse os desmandos de nossos governantes, e a má utilização do dinheiro público, ainda temos o ônus financeiro direto dos tributos, que tomam até 40% do faturamento de uma empresa. Afinal somente o ICMS pode tomar 18%, o IPI, 10%, o PIS e a COFINS, até 9,25%, além do Imposto de Renda, Contribuição Social sobre o Lucro, INSS, FGTS, Contribuição Sindical, IPTU, IPVA, etc.

Vale a pena salientar que nossa hierarquia tributária demonstra muito bem a importância de implementar uma boa gestão de compliance tributário nas empresas, conforme demostramos a seguir:

Quadro criado pelo autor

Agora a grande complexidade dos negócios e o grande volume de informações acabam dificultando a aplicação de rotinas e o planejamento. As pessoas responsáveis pelo setor de tributos das empresas dispõem de pouco tempo pode dedicar ao estudo das legislações pertinentes, resignando-se ao cumprimento das rotinas e recolhimento dos tributos, às vezes de forma imprecisa ou incorreta.

Pois como dizemos, não basta conhecer a legislação, necessitamos conhecer o negócio, pois um processo de controles internos e compliance, necessita avaliar este “gap” entre a lei e o negócio, portanto quanto mais próximo estivermos do negócio, melhor será a sua gestão, seja ela operacional, tributaria, contábil ou administrativa.

As políticas e os procedimentos devem ser preparados para que possamos atingir o compliance, digo conformidade, de maneira efetiva e assertiva, até mesmo em questão de tributos, não podemos errar, e vale salientar que estes processos devem ser integrados a todos os aspectos de como a organização de uma empresa opera.

O compliance não deve ser visto como uma atividade isolada, pelo contrário, deve estar alinhado aos objetivos estratégicos globais da organização. Pois podemos afirmar que um programa de compliance eficaz é capaz de dar sustentação a esses objetivos.

O compliance deve, ao mesmo tempo em que mantém sua independência, ser integrado aos sistemas de gestão da organização, sejam eles na gestão financeira, de riscos, da qualidade, ambiental, da segurança e saúde no trabalho, tributaria, entre outros e lembrar que seus requisitos e procedimentos operacionais são a base da eficiência do negócio.

Um programa de compliance eficiente abrange toda a organização e proporcionará a possibilidade de demonstrar seu comprometimento com o compliance a leis pertinentes, incluindo requisitos legais e normas organizacionais, bem como a padrões de boa governança corporativa, ética e expectativas da empresa.

Agora devemos imaginar uma empresa de porte médio, com algumas pessoas que estão diretamente exercendo atividades no departamento fiscal, envolvem-se tanto com rotinas associadas a tributos que não tem tempos para exercer outras atividades, podemos citar o pessoal do faturamento, que emite notas fiscais e calcula impostos e em certos casos não tem tempo suficiente para analisar os processos, ficam mais na execução e quando os controles internos não estão atrelados aos processos as falhas acontecem.

Por esse motivo devemos adotar uma metodologia de trabalho que contemple controles internos, controles contábeis e uma boa gestão de compliance, alinhadas a um processo de comunicação, pois quando trabalhamos de uma forma regular e planejada, podemos dar condições às empresas de buscar nas pessoas envolvidas o melhor de seus conhecimentos e percepções, para enfrentarem a “avalanche tributária” a que estamos sujeitos diariamente em nossas empresas.

Assim, para que haja a implantação de compliance no Departamento Tributário de uma empresa, acreditamos que sejam necessários o seguinte itens:

• Comprometimento por parte do corpo diretivo da empresa;
• Estratégia de objetivos dos negócios com o endosse do corpo diretivo;
• Alocação dos recursos apropriados para desenvolver, implementar, manter e melhorar o programa de compliance;
• Treinamento dos funcionários para que esses cumpram com as obrigações corretamente;
• Criação de controle para gerenciar os comportamentos desejados; e
• Monitorar o desempenho através de relatórios.

Diante de alguns comportamentos como os listados acima, podemos realizar a implantação de um programa de compliance no Departamento Tributário de uma empresa para que assim, os regulamentos internos e externos sejam cumpridos conforme a lei, consequentemente, garantindo um resultado satisfatório no que tange ao controle interno e contábil.

A seguir apresentamos um outro gráfico onde citamos como exemplo o SPED e o itens necessários para que o processo esteja revestido de conformidade com a legislação, demonstre confiabilidade, segurança e garantia de que os processos internos estejam funcionando, e não podemos esquecer que a questão tecnológica voltada para o negócio é de suma importância, até mesmo pela dependência das pessoas e empresas na TI – Tecnologia da Informação.

Quando falamos de controles internos, as dúvidas são sempre as mesmas, o que controlar? E a resposta é sempre a mesma: “conhecendo o negócio e implementando os controles”, e como já falamos há muito tempo, as áreas de controladoria, tributaria, compliance, controles internos, riscos operacionais, auditorias, tesouraria/financeiro e Tecnologia da Informação, devem se alinhar na busca por resultados com controles mais efetivos e íntegros, para que a tomada de decisão seja mais eficiente e o conhecimento da performance da empresa seja conhecido, e obviamente gerenciado com competência. Não adianta implementar controles por questões de legislação, mas devemos por obrigação entender onde meu negócio se adapta a lei.

A maior questão é entender que os controles internos, conformidade, riscos e a tão falada governança corporativa está focada em atender as partes interessadas, mas não podemos esquecer que entender o negócio é o principal motivo da gestão, que sempre tem foco no resultado, mas para isso necessita de processos, afinal o negócio possui regras, sejam elas comerciais, governamentais ou da própria organização sempre atreladas a legislações internacionais, federais, estaduais, municipais e de órgãos reguladores, que sempre afetam o negócio, e como já citamos anteriormente a questão da legislação tributária e o próprio SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que afetam as empresas todos os dias, e com mudanças de alíquotas e de regras, muitas empresas tem apresentado dificuldades na adequação e adaptação.

Outros dois itens que afetam consideravelmente o negócio, são as pessoas e seus processos, pois a ausência de processos mapeados e bem definidos podem afetar os resultados e causar perdas relevantes, e as pessoas quando não estão engajadas com os objetivos das empresas, e não respeitam suas normas e procedimentos, os erros e fraudes podem acontecer, e não podemos deixar de evidenciar que a ausência de qualificação e preparo para execução de certas tarefas, afetam os resultados e aumentam os riscos do negócios.

Portanto segundo o próprio Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (sigla em inglês, AICPA[1]), os principais objetivos dos controles internos são:

• Proteger os ativos da empresa.
• Obter informações adequadas.
• Promover a eficiência operacional da organização.
• Estimular a obediência e o respeito às políticas da administração.

E os controles internos devem assegurar que todas as atividades da organização ou empresa sejam praticadas em conformidade com as leis e regulamentos e principalmente com as políticas e procedimentos da própria organização. Nesses objetivos, podemos enquadrar duas funções de suma importância: Auditoria Interna e Compliance.

Em nossas pesquisas e trabalhos identificamos que os sistemas de controles internos não estão sendo devidamente utilizados pela alta administração nem pelos conselhos administrativos ou fiscais, mas sim pelos gestores das organizações e ainda com muitas restrições em sua aplicabilidade, o que deixa em evidência os problemas de gestão, e como não existe um modelo único, cada organização deve implementar os sistemas segundo as suas necessidades e seu apetite por risco.

[1] The American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) – Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados – É uma associação profissional de Contadores com Certificação Pública nos Estados Unidos da América com mais de 330.000 membros incluindo vários profissionais com certificação pública em diversos ramos de atividades, além de estudantes e associações internacionais (www.aicpa.org).

* MSc. Marcos Assi é professor e consultor da MASSI Consultoria e Treinamento – Prêmio Anita Garibaldi 2014, Prêmio Quality 2014 e Comendador Acadêmico com a Cruz do Mérito Acadêmico da Câmara Brasileira de Cultura, professor de MBA na FECAP, FIA, Saint Paul Escola de Negócios, Centro Paula Souza, USCS, Trevisan Escola de Negócios, entre outras, autor dos livros “Controles Internos e Cultura Organizacional”, “Gestão de Riscos com Controles Internos” e “Gestão de Compliance e seus desafios” pela Saint Paul Editora. www.massiconsultoria.com.br