Onde está o chefe? Claro, está preso numa reunião

O que diretores-presidentes fazem o dia todo?

É mesmo o que parece: passam coisa de um terço de seu tempo de trabalho em reuniões.

Essa é uma das principais constatações de um grupo de acadêmicos da faculdade britânica London School of Economics e da Faculdade de Administração Harvard, dos Estados Unidos, que mergulharam na agenda diária de mais de 500 diretores-presidentes de todo o mundo na esperança de determinar exatamente como eles organizam seu tempo — e como isso afeta o desempenho e a administração de suas empresas.

O estudo — conhecido como Projeto Uso do Tempo por Executivos — incorpora anotações feitas por assistentes pessoais de diretores-presidentes para atividades que duram mais de 15 minutos durante uma única semana selecionada pelos pesquisadores. O projeto, que está em andamento, já coletou dados de três diferentes estudos de diretores-presidentes ao redor do mundo.

Em uma amostra de 65 diretores-presidentes, os executivos passaram cerca de 18 horas numa semana de trabalho de 55 horas em reuniões, mais de 3 horas em telefonemas e 5 horas em refeições de negócios, em média. Parte do tempo restante foi gasto viajando, em atividades pessoais tais como exercícios ou almoços com o cônjuge, ou em atividades curtas, como telefonemas rápidos, que não foram marcadas pelos assistentes. Trabalhar sozinho deu, em média, só seis horas por semana.

Quanto mais subordinados diretos tinha um diretor-presidente, mais reuniões internas, e mais longas, descobriram os pesquisadores. Em vez de passar responsabilidades para outros executivos, os líderes com mais subordinados diretos podem ser mais envolvidos com as operações internas, disseram eles.

Mas nem todos os subordinados diretos são iguais. Em empresas que incorporam um diretor financeiro ou um diretor operacional na hierarquia, o tempo dos diretores-presidentes em reuniões foi reduzido em cerca de cinco horas e meia por semana, em média, constataram os pesquisadores.

Mesmo se um diretor-presidente tem muitos subordinados diretos, “o efeito de um diretor-financeiro ou operacional é mais forte” e pode ajudar a reduzir o tempo gasto pelo diretor-presidente em reuniões internas, diz Raffaella Sadun, de Harvard, coautora do projeto. Os outros pesquisadores foram Oriana Bandiera e Andrea Pra, da faculdade de economia britânica e Julie Wulf, também de Harvard. As constatações preliminares estão sendo publicadas numa monografia de Harvard.

Os pesquisadores disseram que não se surpreenderam com a quantidade de tempo gasto em reuniões, já que um dos papéis de um diretor-presidente é administrar os empregados e se reunir com clientes e consultores.

Uma agenda cheia de reuniões — o que é comum em praticamente todas as multinacionais — pode indicar que os executivos estão envolvidos com suas empresas e próximos de seus gerentes e clientes. Ainda assim, diretores-presidentes dizem que sentem falta de mais tempo sozinhos para pensar e criar estratégias.

Lars Dalgaard, diretor-presidente da SuccessFactors Inc., empresa de software de recursos humanos que está sendo adquirida pela alemã SAP AG, diz que gasta no máximo um terço do tempo de trabalho em reuniões formais.

“Enquanto você está sentado numa reunião, os competidores estão avançando”, diz.

Dalgaard diz que tenta dedicar 25% de sua semana para pensar, seja durante voos ou bloqueando tempo da agenda para esse fim.

Mas esse nem sempre é o caso. Jon Oringer, diretor-presidente da empresa de banco de imagens Shutterstock Images LLC, por exemplo, não parece carente de tempo sozinho. Ele raramente está ao telefone e tem, em média, três reuniões por dia, a maioria com duração de cerca de 30 minutos, com algumas indo até 90 minutos.

O restante do tempo ele geralmente passa checando os concorrentes através de blogs, monitorando tráfego de internet e mensagens no Twitter e trabalhando em seus próprios projetos.

Ele está no escritório mais ou menos entre 9h30 e 16h, mas diz que trabalha muito de casa, mesmo em fins de semana.

“Não parece trabalho quando estou trabalhando”, diz Oringer. “É o meu jeito.”

A avaliação de executivos sobre como gastam seu próprio tempo não condiz com os registros anotados em suas agendas por seus assistentes, constataram pesquisadores.

Quando altos executivos comparam suas prioridades com seu uso do tempo, “eles geralmente ficam surpresos com a discrepância”, diz Robert Steven Kaplan, professor de práticas de gestão na Faculdade de Administração da Harvard.

Ele recomenda que os executivos substituam a palavra “tempo” por “dinheiro” quando estão decidindo sua agenda da semana. “Com dinheiro […] você seria mais cuidadoso e ajuizado. Se alguém lhe pedisse algum, você seria mais propenso a dizer não”, diz Kaplan. (Colaborou Willa Plank.)