4 dicas para gerenciar o orçamento de projetos de TI

Quando o assunto é gestão de projetos, garantir seu sucesso é prioridade. Se um trabalho extrapola o orçamento (como muitas vezes acontece), não será considerado bem-sucedido, mesmo que seja entregue no prazo e atenda às necessidades dos usuários finais.

É por isso que os gerentes de projetos precisam administrar meticulosamente seus orçamentos. A seguir, veja quatro estratégias para manter o controle do budget e evitar gastos desnecessários.

1. Preveja o orçamento de forma contínua.

Um projeto executado sem a gestão do orçamento frequente provavelmente será um fracasso. Ao adotar essa medida, é possível prevenir que o orçamento não seja muito diferente do que foi planejado. Ao exceder em 10% o orçamento, por exemplo, fica mais fácil corrigi-lo do que ultrapassar em 50% o que foi previsto anteriormente. As chances de manter o projeto em andamento com revisão frequente do plano inicial é muito maior do que executar a previsão de uma vez e depois esquecê-la.

2. Revise a necessidade de pessoas envolvidas no projeto.

Assim como o orçamento precisa ser constantemente revisado para alinhá-lo ao objetivo do projeto, é necessário executar a mesma tarefa com o uso de recursos, uma vez que as pessoas que trabalham em um projeto contribuem para manter ou não os custos.

Gerentes de projetos devem rever semanalmente o número de pessoas direcionadas para determinado projeto e a necessidade de alocar mais pessoal. Fazer isso irá garantir a utilização plena dos recursos que a companhia dispõe e ainda as pessoas certas para finalizar o projeto. Regularmente, revisar a previsão de pessoal vai ajudar a manter o orçamento do projeto no caminho certo.

3. Mantenha a equipe informada.

Sempre comunique o time sobre a previsão de orçamento do projeto. Manter a equipe ciente do status do orçamento fará com que o pessoal envolvido fique de olho nas mudanças de custos e menos propensos a cobrar por horas que eles não têm certeza se realmente estavam trabalhando.

4. Gerencie o escopo cuidadosamente.

Aumento do escopo é uma das principais causas de atrasos nos projetos. À medida que um trabalho não planejado cruza o caminho do projeto, as horas e a montagem do orçamento do projeto podem sair do controle. Gerentes de projeto devem administrar o escopo com muita atenção, criando ordens de mudança para o trabalho que não está descrito nos requisitos iniciais. Avalie, por exemplo, pedidos de alterações financeiras adicionais para cobrir os custos do trabalho extra, e assim mantenha o orçamento sempre em dia.

O budget deve ser uma parte viva do projeto. Profissionais que observam cautelosamente os orçamentos durante todo o ciclo de vida dos projetos vão manter as partes interessadas e a gestão contentes e assim garantir o sucesso da implementação.

Fonte: Jason Westland, CIO/US