Sistema de Gerenciamento de Controles Internos e Complance – GCIC
muitas pessoas tem me questionado sem o GCIC atende as questões legais, e conforme determina a Res. nº 4.595/2017 que dispõe sobre a política de conformidade e determina a necessidade de evidenciar ao órgão regulador os cumprimentos de todas as obrigações relativas a conformidade, e ainda incluimos as questões de controles internos, para evidenciação do processo de gestão, portanto o sistema GCIC viabiliza as atividades abaixo relacionadas:
1) Gestão de apontamentos do Bacen, auditorias e gestão de riscos
Para os eventuais apontamentos realizados por órgãos reguladores e auditorias que devem ser acompanhados pela área de compliance, e podemos realizar o gerenciamento dos apontamentos e o sistema realiza a cobrança dos gestores com o registro do histórico de “cobranças”.
2) Monitoramento de planos de ação
Eventuais apontamentos podem acarretar em planos de ação por parte das áreas que deverão ser monitorados e o sistema tem um plano de melhorias com alerta de prazo de vencimento.
3) Treinamentos
Controle dos treinamentos realizados e controles de presença podem ser registrados no sistema para controle, bem como controle de prazo para realização de novos treinamentos.
4) Mapeamento de processos
Esse trabalho tem como objetivo a identificação dos processos (fluxos de trabalho) de cada área. Com isso, pode-se identificar falhas de controle, riscos e a necessidade de desenvolvimento de políticas e manuais, podemos registrar a existência dos documentos sejam eles: planilha excel, Bizagi em .pdf, sistemas de diagramação dos fluxos
5) Monitoramento dos prazos das obrigações legais
Por motivos da observância e controle quanto aos prazos dos ofícios recebidos pelo Bacen com a possibilidade de distribuição de tarefas e controle de prazos podemos ajustar no modulo do plano de melhorias ou mesmo na matriz de compliance.
As obrigações que as áreas encaminham diretamente ao Bacen, entre elas a contabilidade e a área de riscos que encaminham via e-mail a evidências de que as obrigações solicitadas foram enviadas, podemos evidenciar o controle por área/gestor.
6) Monitoramento dos prazos para revisão das políticas e manuais
As políticas, procedimentos, manuais, instruções de trabalhos, regimentos, regulamentos entre outros documentos devem ser revisados periodicamente, e o sistema realiza o gerenciamento de revisões, com prazos de 12 a 36 meses dependendo da criticidade e com envio de alertas para gestores.
7) Aprovação das políticas
A maioria das políticas devem ser aprovadas pela Diretoria e pelo Conselho de Administração mediante a elaboração de ata de aprovação em papel que após a confecção dessas atas, devemos apresentá-las a Diretoria para assinatura, depois ao Conselho, para finalmente publicar o documento na intranet e lançar esse novo documento no sistema para controle do prazo de revisão.
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